Bảng lương - Payroll - Công cụ bảng tính lương tự động mà mọi nhân viên sự nên biết!

Bạn có biết rằng nhiều công ty hiện nay đã chuyển sang sử dụng hệ thống bảng lương tính tự động (Payroll) để trả lương cho nhân viên, thay vì phải dùng nhiều nhân viên kế toán như trước kia không? Đây là một hệ thống mang lại nhiều lợi ích cho cả người lao động và bộ phận nhân sự, vì bảng tính lương giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức.

Nhưng bạn có hiểu rõ hệ thống tính bảng lương tự động hoạt động như thế nào không? Và nó có những ảnh hưởng tích cực gì đối với cả nhân viên và bộ phận nhân sự? Hãy cùng Rabbit Care tìm hiểu qua bài viết này.

Bảng lương là một bảng tổng hợp số tiền mà công ty trả cho nhân viên trong một kỳ lương nhất định. Thay vì phải trả tiền mặt hoặc chuyển khoản thủ công, công ty có thể sử dụng hệ thống bảng tính lương tự động (Payroll) để trả lương cho nhân viên. Hệ thống này sẽ liên kết với ngân hàng và tự động chuyển tiền vào tài khoản của từng nhân viên theo số tiền và thời gian đã được thiết lập trước.

Đối với nhân viên, họ có thể kiểm tra số tiền lương của mình bằng cách xem sao kê tài khoản ngân hàng. Họ có thể nhận biết được giao dịch trả lương bằng cách xem mã giao dịch, thường có chữ Payroll hoặc mã số riêng của công ty. Điều này giúp họ phân biệt được số tiền lương với các khoản thu nhập khác. Họ cũng có thể sử dụng số tiền lương để làm cơ sở cho các hoạt động tài chính khác, như vay từ bảng lương, đầu tư, tiết kiệm…

Hệ thống Payroll cũng giúp giảm thiểu các sai sót của con người có thể xảy ra trong quá trình tính toán và xử lý lương theo cách truyền thống. Tuy nhiên, đối với những công ty nhỏ, có ít nhân viên, họ có thể không cần sử dụng hệ thống bảng tính lương tự động Payroll vì chi phí cao và không hiệu quả.

Nguyên tắc hoạt động của hệ thống bảng lương là công ty phải kết nối dịch vụ trả lương nhân viên tự động của từng ngân hàng và hoàn thành đơn đăng ký dịch vụ. Sau đó, bạn có thể sử dụng dịch vụ để đặt lịch thanh toán bảng lương và ngân hàng sẽ tự động trả lương bằng cách nhận thông tin từ bộ phận nhân sự được xử lý thông qua chương trình Payroll của công ty, tính toán giải ngân tự động bao gồm tiền thưởng, tiền OT cũng như khấu trừ các khoản chi phí khác nhau cho đến khi đạt đủ số tiền ròng và chuyển cho nhân viên mà không cần phải dùng người để tính toán qua Excel như trước đây.

Tuy nhiên sẽ có điều kiện nhận chuyển tiền từ nhân viên mà hầu hết các công ty đều có chính sách cho nhân viên phải có tài khoản ngân hàng tại công ty cung cấp dịch vụ bảng tính lương vì nếu là chuyển lương qua ngân hàng thông qua chương trình như vậy sẽ là một khoản phí bổ sung. Ngoài ra, để thuận tiện cho người vận hành, dịch vụ trả lương tự động của mỗi ngân hàng thường có những ưu đãi đặc biệt dành cho khách hàng nhận lương qua ngân hàng. Payroll có thể giải quyết cả vấn đề tài chính và các vấn đề khác, bao gồm cả những đặc quyền dành cho văn phòng, chẳng hạn như dịch vụ lắp đặt ATM miễn phí hoặc bảo hiểm nhóm miễn phí.

Chức năng chương trình tính bảng lương của mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và yêu cầu của họ. Tuy nhiên, một số chức năng chung mà hầu hết các chương trình bảng tính lương đều có là:

• Xác định các loại thu nhập và các khoản khấu trừ của nhân viên, bao gồm tiền lương, tiền thưởng, tiền OT, các khoản phụ cấp, trợ cấp, bảo hiểm xã hội, thuế…
• Ghi nhận các thông tin liên quan đến nhân viên, bộ phận, chức vụ, điều kiện trả lương, các quy định và chính sách của công ty…
• Tính toán và xuất bảng lương cho từng nhân viên theo kỳ lương đã ấn định.
• Tính toán và xuất báo cáo thuế, bảo hiểm, an sinh xã hội… cho từng nhân viên và cho toàn công ty.
• Nhập xuất dữ liệu để sử dụng trong các chương trình khác hoặc gửi cho ngân hàng hoặc các cơ quan chính phủ liên quan.
• Những người làm việc trong bộ phận tính lương sẽ có thể học cách sử dụng các chương trình tính lương một cách dễ dàng. Và nếu nhân viên nghỉ việc sẽ dễ dàng chuyển giao công việc hơn so với cách tính lương truyền thống.

• Giúp quản lý lương thưởng và các chế độ liên quan đến nhân sự một cách hiệu quả và tiện lợi. Công ty chỉ cần chuẩn bị các thông tin cơ bản về nhân viên, cơ cấu tổ chức, điều kiện trả lương, các khoản khấu trừ thu nhập, các khoản trích quỹ… và nhập vào hệ thống Payroll. Sau đó, hệ thống sẽ tự động tính toán và trả lương cho nhân viên theo kỳ hạn đã ấn định.
• Giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật về thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm, an sinh xã hội… và thiết kế các giải pháp phù hợp về mặt nhân sự và lương. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức trong quá trình quản lý lương, đồng thời tập trung vào kinh doanh và phát triển.
• Giúp doanh nghiệp có được một cơ sở dữ liệu về lương thưởng và nhân sự rõ ràng và chính xác. Doanh nghiệp có thể phân loại và phân tích dữ liệu theo các tiêu chí khác nhau, như loại thu nhập, khoản khấu trừ, bộ phận, chức vụ… Điều này giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan và chi tiết về hoạt động của công ty, từ đó đưa ra các quyết định hợp lý và kịp thời.

Lợi ích trực tiếp

Là lợi ích trong việc hỗ trợ cho việc chuẩn bị các tài liệu thuế khác nhau. Khi công ty sử dụng hệ thống Payroll, nhân viên sẽ dễ dàng quản lý tiền lương và thuế của mình. Họ có thể sử dụng các chương trình máy tính để tính toán các loại thuế khác nhau, như thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng, thuế bảo hiểm… Họ cũng có thể xuất các báo cáo để nộp cho cơ quan thuế hoặc các quỹ khác, như quỹ bồi thường lao động, quỹ an sinh xã hội… Điều này giúp họ tuân thủ các quy định pháp luật và giảm thiểu rủi ro bị phạt hoặc kiện.

Lợi ích gián tiếp

Là việc được hưởng các ưu đãi khi đăng ký vay với các ngân hàng mà công ty sử dụng. Khi công ty sử dụng hệ thống Payroll, ngân hàng sẽ xem xét tỷ số khả năng trả nợ của nhân viên dựa trên số tiền lương của họ. Nếu nhân viên có thu nhập ổn định và cao, họ sẽ có cơ hội được vay với mức lãi suất thấp, hạn mức cao hoặc thời gian trả nợ dài . Ngoài ra, việc có bằng chứng về số tiền lương trong hệ thống Payroll cũng giúp cho quá trình xét duyệt vay nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Như vậy, có thể thấy rằng việc sử dụng hệ thống Payroll mang lại nhiều lợi ích cho cả nhân viên và doanh nghiệp. Nhân viên có thể quản lý tài chính và thuế của mình một cách hiệu quả và tiện lợi. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức trong quá trình quản lý lương, đồng thời tăng cường mối quan hệ với ngân hàng và nhân viên. Tuy nhiên, để sử dụng hệ thống Payroll, doanh nghiệp cần phải đăng ký dịch vụ với ngân hàng và hoàn thành các thủ tục cần thiết. Ngoài ra, nhân viên cũng cần phải mở tài khoản ngân hàng tại ngân hàng mà công ty sử dụng để nhận lương.