Thẻ tín dụng doanh nghiệp là gì? Điều kiện, lợi ích mở thẻ
Hình dung một doanh nghiệp nhỏ vừa ký kết một hợp đồng lớn với đối tác nước ngoài. Việc thanh toán ngay lập tức số tiền lớn có thể gây áp lực lên dòng tiền của doanh nghiệp. Vậy giải pháp nào sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này một cách nhanh chóng và hiệu quả? Câu trả lời chính là thẻ tín dụng doanh nghiệp.
Hãy cùng Rabbit Care tìm hiểu rõ hơn về các định nghĩa, cách đăng ký, và lưu ý quan trọng về sản phẩm tài chính này nhé!
1. Thẻ tín dụng doanh nghiệp là gì?
Thẻ tín dụng doanh nghiệp được gọi là Corporate Credit Card trong tiếng Anh. Đây là một công cụ tài chính được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu chi tiêu và quản lý tài chính của các tổ chức kinh doanh.
Loại thẻ này được phát hành cho công ty và cho phép nhân viên được ủy quyền sử dụng để thực hiện các giao dịch liên quan đến hoạt động kinh doanh.
1.1. Tính năng nổi bật của Corporate Credit card
Để phù hợp với đặc thù hoạt động của các tổ chức kinh doanh, nó được thiết kế với nhiều tính năng ưu việt.
Hạn mức tín dụng cao
Đầu tiên, nó cho phép doanh nghiệp linh hoạt trong việc chi tiêu lớn với hạn mức thẻ cao. Đặc biệt khi có những khoản chi phí đột xuất. Ví dụ, một công ty công nghệ có thể dễ dàng mua sắm laptop đắt tiền cho nhân viên sử dụng mà không cần lo lắng về giới hạn chi tiêu.
Nhiều loại thẻ
Tiếp theo là khả năng tùy chỉnh và phân quyền sử dụng cho các loại thẻ tín dụng. Doanh nghiệp có thể cài đặt hạn mức chi tiêu riêng cho từng nhân viên hoặc bộ phận thông qua thẻ chính, thẻ phụ, thẻ ảo, v.v. Từ đó, có thể theo dõi và kiểm soát chi phí một cách chi tiết.
Chẳng hạn, một công ty có thể cấp thẻ với hạn mức 5000 USD cho nhân viên kinh doanh để chi phí đi lại. Trong khi đó, giám đốc tài chính được cấp thẻ với hạn mức cao hơn để thực hiện các giao dịch quan trọng.
Quản lý chi tiêu tập trung
Ngoài ra, nhiều thẻ tín dụng doanh nghiệp còn cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích chi tiêu tiên tiến. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tổng hợp, đánh giá và tối ưu hóa các khoản chi phí.
Ví dụ, hệ thống có thể tự động phân loại chi tiêu theo danh mục như đi lại, ăn uống, văn phòng phẩm. Đây là một tính năng đặc biệt quan trọng trong việc lập ngân sách và kiểm soát chi phí đơn giản và hiệu quả.
1.2. Điều kiện mở thẻ tín dụng doanh nghiệp
Để được cấp sản phẩm này, các tổ chức cần đáp ứng một số tiêu chí nhất định. Chẳng hạn:
Có giấy phép kinh doanh
Trước hết, doanh nghiệp phải có tư cách pháp nhân, được đăng ký kinh doanh hợp lệ, và hoạt động ít nhất từ 1 - 2 năm trở lên. Điều kiện này sẽ được quy định tùy theo từng ngân hàng. Nó nhằm đảm bảo tính ổn định và uy tín của doanh nghiệp.
Tình hình tài chính ổn định, không có nợ xấu
Tiếp theo, tình hình tài chính của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Các ngân hàng thường yêu cầu cung cấp giấy tờ như:
- báo cáo tài chính,
- bảng cân đối kế toán
- các chứng từ chứng minh doanh thu, lợi nhuận trong thời gian gần nhất.
Bên cạnh đó, điểm của doanh nghiệp và người đại diện pháp luật cũng được xem xét kỹ lưỡng. Một doanh nghiệp có lịch sử trả nợ đúng hạn sẽ có lợi thế hơn trong quá trình xét duyệt.
Đầy đủ giấy tờ pháp lý
Chủ doanh nghiệp có thể cần thêm các loại hồ sơ khác như hợp đồng thuê văn phòng, hóa đơn điện nước, v.v. Ngoài ra, một số ngân hàng có thể yêu cầu tài sản đảm bảo hoặc khoản ký quỹ. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có quy mô nhỏ.
1.3. Trường hợp Ngân hàng từ chối cấp Corporate Credit card
Thông thường, lịch sử tín dụng của doanh nghiệp là yếu tố quyết định có được cấp tín dụng hay không. Ngân hàng từ chối cấp thẻ tín dụng đối với các doanh nghiệp được xếp hạng tín dụng như sau:
Có khoản nợ xấu
Xếp hạng tín dụng thấp thường cho thấy doanh nghiệp có lịch sử thanh toán nợ không tốt. Do đó, nó có thể dẫn đến rủi ro cao cho ngân hàng.
Ví dụ, nếu một doanh nghiệp từng vay vốn nhưng không trả nợ đúng hạn hoặc có nợ quá hạn. Lúc này, ngân hàng sẽ coi đó là tín hiệu rủi ro và từ chối cấp thẻ tín dụng cho doanh nghiệp.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp không chỉ mất cơ hội tiếp cận nguồn vốn linh hoạt từ thẻ tín dụng mà còn có thể gặp khó khăn khi vay vốn từ các ngân hàng khác.
Báo cáo tài chính không minh bạch
Ví dụ, một doanh nghiệp liên tục báo lãi nhưng không có dòng tiền thực tế tương xứng, khiến ngân hàng nghi ngờ về khả năng quản lý tài chính và dòng tiền. Trong trường hợp này, ngân hàng sẽ từ chối vì lo ngại rủi ro không thu hồi được nợ.
Có quá nhiều khoản vay chưa trả
Các doanh nghiệp này có thể đang gặp khó khăn tài chính. Dù không có nợ xấu, ngân hàng vẫn có thể đánh giá rằng doanh nghiệp khó có khả năng trả thêm các khoản vay mới trong tương lai.
Ví dụ, một doanh nghiệp mới thành lập chưa có lịch sử tín dụng rõ ràng hoặc một doanh nghiệp đã từng phá sản có thể bị từ chối cấp thẻ tín dụng.
Bị ảnh hưởng bởi sự bất ổn trong ngành
Ngân hàng cũng xem xét tình trạng của ngành mà doanh nghiệp đang hoạt động. Nếu doanh nghiệp thuộc ngành có nhiều rủi ro hoặc đang trong giai đoạn suy thoái, xếp hạng tín dụng của doanh nghiệp có thể bị hạ thấp.
Chẳng hạn, trong thời kỳ đại dịch COVID-19, các doanh nghiệp trong ngành du lịch và nhà hàng thường gặp khó khăn tài chính, làm giảm uy tín tín dụng của họ. Ngân hàng sẽ cân nhắc rủi ro và có thể từ chối cấp thẻ tín dụng cho doanh nghiệp trong các lĩnh vực này.
2. Cách mở thẻ tín dụng cho chủ doanh nghiệp
Quy trình này thường bao gồm nhiều bước và yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ phía doanh nghiệp. Thông thường, sẽ được tiến hành qua các bước dưới đây.
Bước 1: Xác định nhu cầu và mục đích mở thẻ
Đầu tiên, doanh nghiệp cần nghiên cứu những ngân hàng phù hợp với nhu cầu và đặc thù hoạt động của mình. Các yếu tố cần xem xét bao gồm:
- hạn mức tín dụng,
- lãi suất,
- phí thường niên,
- các ưu đãi đi kèm,
Ở bước này, chủ doanh nghiệp có thể gọi điện hoặc gửi email đến ngân hàng, hoặc đến chi nhánh gần nhất để nhận tư vấn.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
Sau khi đã chọn được ngân hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ. Thông thường sẽ bao gồm:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh
- Báo cáo tài chính
- Bảng cân đối kế toán
- CCCD của người đại diện pháp luật
- Các giấy tờ chứng minh thu nhập khác.
Ví dụ, một công ty logistic có thể cần cung cấp thêm các hợp đồng kinh tế lớn hoặc chứng từ xuất nhập khẩu để chứng minh năng lực tài chính. Nếu làm trong ngành này, bạn cũng nên xem xét về thư tín dụng là gì để đảm bảo hoạt động kinh doanh tốt nhất.
Bước 3: Nộp hồ sơ và chờ duyệt
Tiếp theo, doanh nghiệp nộp hồ sơ và đơn đăng ký tại chi nhánh ngân hàng hoặc thông qua nền tảng trực tuyến (nếu có). Sau đó, ngân hàng sẽ tiến hành thẩm định và đánh giá.
Quá trình này có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tuần, tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của hồ sơ. Trong giai đoạn này, ngân hàng có thể yêu cầu bổ sung thông tin hoặc tài liệu nếu cần thiết.
Nếu hồ sơ được chấp thuận, ngân hàng sẽ thông báo cho doanh nghiệp về hạn mức tín dụng được cấp và các điều khoản sử dụng thẻ. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ các điều khoản này trước khi ký kết hợp đồng.
Nếu thủ tục được hoàn tất, thẻ tín dụng doanh nghiệp sẽ được phát hành và gửi đến địa chỉ đăng ký trong vòng 7 - 10 ngày làm việc.
3. Các đặc điểm của Corporate Credit card
3.1. Lợi ích của thẻ tín dụng cho chủ doanh nghiệp
Tối ưu hóa dòng tiền
Bằng cách cung cấp một khoản tín dụng ngắn hạn, nó cho phép doanh nghiệp linh hoạt trong việc quản lý chi phí và đầu tư. Ví dụ, một công ty khởi nghiệp có thể sử dụng nó để mua sắm tài sản ngắn hạn cần thiết mà không cần rút vốn lưu động.
Tiếp cận nhiều ưu đãi
Ngoài ra, nhiều thẻ tín dụng doanh nghiệp còn đi kèm với các chương trình khuyến mại và tích điểm hấp dẫn. Chẳng hạn, một số thẻ cung cấp điểm thưởng cho chi tiêu văn phòng phẩm hoặc dịch vụ đi lại, có thể được quy đổi thành vé máy bay miễn phí hoặc ưu đãi khách sạn. Doanh nghiệp từ đây có thể tiết kiệm đáng kể chi phí hoạt động.
Đơn giản hóa quy trình kế toán và báo cáo tài chính
Tất cả các giao dịch được ghi lại một cách chi tiết và có thể được tích hợp trực tiếp vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong việc ghi chép và theo dõi chi phí.
Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp
Cuối cùng, việc sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp còn góp phần xây dựng lịch sử tín dụng cho công ty. Điều này có thể rất hữu ích khi doanh nghiệp cần vay vốn hoặc mở rộng quy mô hoạt động trong tương lai.
3.2. So sánh thẻ tín dụng doanh nghiệp và thẻ tín dụng cá nhân
Mặc dù có một số điểm tương đồng, thẻ tín dụng doanh nghiệp và thẻ tín dụng cá nhân có nhiều khác biệt đáng kể.
| Đặc điểm | Thẻ tín dụng doanh nghiệp | Thẻ tín dụng cá nhân |
| Trách nhiệm pháp lý | Công ty hoặc người đại diện pháp luật của doanh nghiệp | Cá nhân chủ thẻ |
| Hạn mức tín dụng | Cao hơn | Thấp hơn |
| Lợi ích |
|
|
| Mục đích sử dụng | Thanh toán chi phí kinh doanh | Chi tiêu cá nhân |
4. Lưu ý khi làm thẻ tín dụng doanh nghiệp
Cần hiểu rằng, việc mở thẻ tín dụng cho chủ doanh nghiệp có thể mang lại nhiều lợi ích. Tuy nhiên, nó cũng đi kèm với những trách nhiệm và rủi ro nhất định. Chính vì vậy, để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố dưới đây.
4.1. Đánh giá chính xác nhu cầu và khả năng thanh toán của công ty
Doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng dòng tiền, dự báo chi phí và xác định rõ mục đích sử dụng thẻ. Chẳng hạn, một công ty start-up trong lĩnh vực công nghệ có thể cần hạn mức tín dụng cao để đầu tư vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm. Trong khi một doanh nghiệp nhỏ trong ngành dịch vụ có thể chỉ cần hạn mức vừa phải để quản lý chi phí vận hành hàng ngày.
4.2. So sánh các sản phẩm từ nhiều ngân hàng khác nhau
Mỗi tổ chức có thể đưa ra những ưu đãi, điều khoản, lãi suất, room tín dụng của ngân hàng khác biệt.
Ví dụ, ngân hàng A có thể cung cấp thẻ với lãi suất thấp nhưng phí thường niên cao. Ngân hàng B lại đề xuất thẻ không có phí thường niên nhưng lãi suất cao hơn.
Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để chọn sản phẩm phù hợp nhất với tình hình tài chính và chiến lược kinh doanh của mình.
4.3. Chính sách bảo mật thẻ
Một điểm đáng lưu ý khác là chính sách bảo mật và kiểm soát việc sử dụng thẻ trong nội bộ doanh nghiệp. Với đặc thù là công cụ tài chính được sử dụng bởi nhiều nhân viên, việc thiết lập quy trình quản lý chặt chẽ là vô cùng cần thiết.
Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống phân quyền sử dụng thẻ, quy định rõ ràng về mục đích chi tiêu được phép và hạn mức cho từng cá nhân hoặc bộ phận.
Chẳng hạn, một công ty có thể quy định chỉ giám đốc tài chính mới có quyền phê duyệt các giao dịch trên 10 triệu đồng, trong khi các nhân viên kinh doanh chỉ được sử dụng thẻ cho chi phí đi lại và tiếp khách với hạn mức tối đa 5 triệu đồng mỗi tháng.
4.4. Biểu phí và ưu đãi
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến các chương trình ưu đãi và tích điểm đi kèm. Nhiều ngân hàng cung cấp các chương trình hấp dẫn như hoàn tiền, tích lũy dặm bay, hay ưu đãi tại các đối tác liên kết. Tuy nhiên, không phải tất cả các ưu đãi đều phù hợp với mọi doanh nghiệp.
Ví dụ, một công ty thường xuyên tổ chức sự kiện có thể hưởng lợi nhiều cũng như có ưu đãi về dịch vụ nhà hàng và khách sạn. Đối với một doanh nghiệp vận tải, họ có thể quan tâm hơn đến thẻ cung cấp ưu đãi về nhiên liệu và bảo dưỡng phương tiện.
4.5. Đọc kỹ hợp đồng
Cuối cùng, doanh nghiệp nên đặc biệt lưu ý đến các điều khoản về trách nhiệm pháp lý khi sử dụng thẻ tín dụng. Mặc dù thẻ được phát hành cho công ty, trong một số trường hợp, người đại diện pháp luật hoặc các cá nhân được ủy quyền sử dụng thẻ có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân nếu xảy ra vấn đề.
Do đó, việc hiểu rõ các điều khoản trong hợp đồng, đặc biệt là phần liên quan đến trách nhiệm thanh toán và xử lý tranh chấp, là vô cùng quan trọng.
Doanh nghiệp nên cân nhắc tham khảo ý kiến của chuyên gia tư vấn tài chính hoặc luật sư trước khi ký kết hợp đồng.
5. Lời kết
Tóm lại, thẻ tín dụng doanh nghiệp không chỉ là một công cụ để thanh toán thông thường. Nó còn là một người bạn đồng hành tin cậy, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý chi tiêu, nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hãy nhớ rằng, việc xây dựng một hồ sơ vững chắc không chỉ giúp vượt qua các rào cản hiện tại. Nó có thể tạo đà phát triển bền vững trong tương lai. Nếu được quản lý khéo léo, đây là chìa khóa giúp mở ra nhiều cánh cửa thành công hơn cho bất kỳ doanh nghiệp nào.
