Cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng: Thủ Tục, hồ sơ

Cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng khi rơi vào tình huống “mình lại có tới hai sổ bảo hiểm xã hội” hay “hệ thống báo trùng mã số BHXH”? Nghe thì có vẻ rắc rối, nhưng nếu không xử lý kịp thời, quyền lợi về lương hưu, trợ cấp thất nghiệp hay bảo hiểm y tế của bạn đều có thể bị ảnh hưởng.

Rabbit Care sẽ giúp bạn hiểu rõ BHXH bị trùng là gì, nguyên nhân và cách giải quyết theo quy định mới nhất năm 2025. Với hướng dẫn chi tiết và những lưu ý thực tế, bạn hoàn toàn có thể tự tin xử lý nhanh gọn, tránh mất thời gian chạy đi chạy lại.

1. Bảo hiểm xã hội trùng là gì? Phân Biệt trùng sổ và đóng tùng thời gian

1.1 Bị trùng bảo hiểm xã hội là gì?

Bảo hiểm xã hội bị trùng là tình huống một người lao động có nhiều sổ BHXH hoặc cùng lúc được đóng BHXH tại hai hay nhiều đơn vị khác nhau trong cùng một khoảng thời gian.

Có thể phân biệt thành ba dạng thường gặp:

• Trùng mã số BHXH: cùng một người nhưng được cấp 2 mã số khác nhau.
• Trùng sổ BHXH: mỗi đơn vị cấp một cuốn sổ riêng, dẫn đến người lao động cầm nhiều sổ.
• Trùng thời gian đóng BHXH: một người lao động làm việc ở hai công ty cùng lúc và cả hai nơi đều đóng BHXH cho cùng một giai đoạn.

Điểm chung của tất cả các trường hợp là: người lao động chỉ được thừa nhận một mã số BHXH duy nhất, và dữ liệu phải được gộp lại để đảm bảo tính chính xác khi tính chế độ sau này.

1.2 Cơ sở pháp lý mới nhất về trùng bảo hiểm xã hội

Việc quản lý và cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng hiện nay dựa trên các văn bản pháp lý quan trọng sau:

• Luật BHXH 2024: có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, quy định nguyên tắc mỗi cá nhân chỉ có một mã số BHXH duy nhất trên toàn quốc.
• Công văn 526/BHXH-QLT năm 2025: hướng dẫn chi tiết cách cấp, quản lý và gộp mã số BHXH, đồng thời nhấn mạnh nguyên tắc một người chỉ có một mã số.
• Các quyết định liên quan:
  • Quyết định 222/QĐ-BHXH về quản lý sổ, thẻ;
  • Quyết định 896/QĐ-BHXH về dữ liệu quản lý BHXH;
  • Quyết định 595/QĐ-BHXH về quy trình thu, cấp sổ BHXH và thẻ BHYT.

Những văn bản này là cơ sở để cơ quan BHXH hướng dẫn người lao động và doanh nghiệp xử lý cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng, đồng thời đảm bảo quyền lợi BHXH không bị mất mát hay tính sai.

2. Nguyên nhân và hậu quả trùng bảo hiểm xã hội

2.1 Nguyên nhân trùng bảo hiểm xã hội

• Người lao động làm nhiều nơi cùng lúc: ký hợp đồng với hai công ty trở lên, dẫn đến cả hai đơn vị đều tham gia BHXH cho cùng một khoảng thời gian.
• Chưa chốt sổ BHXH khi nghỉ việc: khi chuyển sang công ty mới, sổ cũ chưa được chốt lại, dẫn đến phát sinh thêm sổ mới hoặc đóng trùng.
• Sai thông tin cá nhân: họ tên, ngày tháng năm sinh, số CCCD/CMND… bị nhập sai hoặc thiếu đồng bộ, khiến hệ thống cấp thêm mã số mới.
• Lỗi quản lý dữ liệu của đơn vị sử dụng lao động: công ty không kiểm tra kỹ thông tin trước khi đăng ký, dẫn đến việc khai báo sai hoặc cấp trùng.
• Hệ thống dữ liệu BHXH chưa đồng bộ hoàn toàn: trong quá trình chuyển đổi số, dữ liệu từ nhiều nguồn chưa thống nhất cũng có thể gây phát sinh trùng lặp.

2.2 Hậu quả nếu không xử lý cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng

Việc để trùng bảo hiểm xã hội không chỉ gây phiền toái mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi lâu dài của người lao động:

• Khó khăn khi giải quyết chế độ: hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp, tính BHXH một lần hay lương hưu có thể bị trả lại vì thông tin trùng lặp.
• Nguy cơ mất thời gian và chi phí: phải nhiều lần bổ sung hồ sơ, đi lại để xác minh và điều chỉnh dữ liệu.
• Không được cộng dồn thời gian đóng: nếu không gộp, thời gian đóng BHXH có thể bị chia tách, làm giảm quyền lợi khi tính lương hưu.
• Ảnh hưởng đến bảo hiểm y tế (BHYT): mã số BHXH trùng dẫn đến thẻ BHYT không hợp lệ hoặc khó tra cứu khi khám chữa bệnh.
• Doanh nghiệp chịu rủi ro: nếu đóng trùng cho nhân viên, doanh nghiệp vừa lãng phí chi phí vừa mất công xử lý hoàn trả cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng.

3. Cách kiểm tra & phát hiện trùng bảo hiểm xã hội

3.1 Tra cứu thông qua VssID & cổng thông tin BHXH

Ứng dụng VssID – Bảo hiểm xã hội số và cổng thông tin BHXH Việt Nam là công cụ nhanh nhất để bạn tự kiểm tra tình trạng tham gia BHXH của mình.

• Chỉ cần đăng nhập bằng mã số BHXH, bạn sẽ thấy toàn bộ quá trình đóng tại các đơn vị.
• Nếu phát hiện có hai hoặc nhiều đơn vị cùng đóng cho một khoảng thời gian, nghĩa là đã có tình trạng trùng.
• Ngoài ra, bạn có thể in bảng quá trình tham gia để đối chiếu với sổ BHXH hoặc thông báo của cơ quan BHXH.

3.2 Gọi tổng đài BHXH để xác minh

Trong trường hợp không tiện tra cứu online, bạn có thể gọi đến tổng đài 1900 9068 (tổng đài của BHXH Việt Nam). Nhân viên sẽ hỗ trợ cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng:

• Kiểm tra nhanh tình trạng tham gia BHXH của bạn trên hệ thống.
• Xác nhận có bị trùng thời gian hay trùng mã số hay không.
• Hướng dẫn thủ tục nộp hồ sơ gộp sổ hoặc điều chỉnh ngay tại cơ quan BHXH gần nhất.

Lưu ý: khi gọi, bạn cần chuẩn bị sẵn CCCD/CMND và mã số BHXH để được hỗ trợ cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng nhanh chóng.

3.3 Liên hệ cơ quan BHXH địa phương trực tiếp

Nếu muốn chắc chắn và có văn bản xác nhận, bạn nên đến cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi đang tham gia. Tại đây, cán bộ nghiệp vụ sẽ hướng dẫn cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng:

• Tra cứu trực tiếp trên hệ thống để đối chiếu dữ liệu.
• Xác nhận số lượng sổ/mã số bạn đang có.
• Hướng dẫn thủ tục gộp sổ, giảm trùng và nộp hồ sơ tại chỗ.

Cách này thường mất thời gian đi lại nhưng lại đảm bảo độ chính xác và có kết quả chính thức bằng văn bản.

4. Hướng dẫn cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng

4.1 Mẫu hồ sơ cần chuẩn bị

Cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng, bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo quy định. Một bộ hồ sơ thường bao gồm:

• Tờ khai TK1-TS gồm thông tin cá nhân của người lao động.
• Mẫu TK3-TS, D01-TS do đơn vị hoặc cơ quan BHXH yêu cầu, phục vụ việc điều chỉnh, gộp dữ liệu.
• Các sổ BHXH bị trùng hoặc đã cấp nhiều lần.
• CCCD, sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ chứng minh nhân thân để đối chiếu.

Việc chuẩn bị đúng và đủ giấy tờ ngay từ đầu sẽ giúp hồ sơ của bạn được xử lý nhanh chóng hơn.

4.2 Nộp hồ sơ ở đâu?

Tùy vào tình trạng việc làm của bạn mà nơi nộp hồ sơ sẽ khác nhau, vậy cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng:

• Nếu đang đi làm: nộp hồ sơ thông qua doanh nghiệp hoặc gửi trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi công ty đang tham gia.
• Nếu đã nghỉ việc hoặc đang bảo lưu sổ: nộp tại cơ quan BHXH nơi cư trú (quận/huyện) hoặc nơi đang quản lý mã số BHXH của bạn.

Trường hợp có nhiều sổ khác tỉnh/thành, bạn nên làm tại BHXH nơi quản lý sổ chính để được hướng dẫn cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng.

4.3 Các bước thực hiện cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng

Quy trình giải quyết trùng BHXH nhìn chung gồm 3 bước cơ bản:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH, gửi qua bưu điện, nộp online trên Cổng dịch vụ công BHXH hoặc thông qua I-VAN (tổ chức cung cấp dịch vụ BHXH điện tử).

Bước 2: Xác minh và đối chiếu dữ liệu

Cơ quan BHXH sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu dữ liệu đóng BHXH của bạn tại các đơn vị. Nếu cần, họ sẽ liên hệ doanh nghiệp cũ hoặc cơ quan quản lý để xác minh thêm.

Bước 3: Gộp sổ / điều chỉnh thông tin / hoàn trả tiền trùng bảo hiểm xã hội

Sau khi xác minh, BHXH sẽ tiến hành gộp các sổ thành một sổ duy nhất, chỉnh sửa thông tin trùng lặp. Nếu có khoản đóng trùng, cơ quan BHXH sẽ làm thủ tục hoàn trả tiền trùng bảo hiểm xã hội hoặc chuyển số tiền này về quỹ theo quy định.

Thời gian cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng: thông thường trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp cần xác minh từ nhiều đơn vị ở các địa phương khác nhau, thời gian có thể kéo dài hơn.

5. Quyền lợi được hoàn trả & cách nhận tiền bảo hiểm xã hội bị trùng

5.1 Phần đóng trùng bảo hiểm xã hội được hoàn trả gì?

Khi sổ BHXH bị trùng, người lao động sẽ không bị mất quyền lợi. Cơ quan BHXH sẽ tiến hành hoàn trả phần đóng trùng theo quy định, bao gồm:

• Khoản đóng BHXH bắt buộc: quỹ hưu trí, tử tuất.
• Khoản đóng BHTN (bảo hiểm thất nghiệp).
• Phần đóng của người lao động và người sử dụng lao động trong thời gian bị trùng.

Lưu ý: Số tiền hoàn trả không bao gồm tiền lãi phát sinh từ khoản đóng trùng.

5.2 Hình thức nhận tiền hoàn trả

Tùy từng trường hợp và cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng, người lao động có thể nhận tiền hoàn trả theo hai cách:

• Nếu vẫn đang làm việc tại doanh nghiệp: tiền hoàn trả sẽ được chuyển thông qua đơn vị sử dụng lao động, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
• Nếu đã nghỉ việc hoặc không còn tại đơn vị: tiền sẽ được chuyển trực tiếp vào tài khoản cá nhân hoặc người lao động có thể đến nhận tại cơ quan BHXH nơi giải quyết hồ sơ.

Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch, thuận tiện và quyền lợi tối đa cho người tham gia BHXH.

6. Câu hỏi thường gặp về vấn đề BHXH bị trùng

6.1 BHXH bị trùng mã số có ảnh hưởng đến quyền lợi lương hưu không?

Không. Khi gộp sổ, cơ quan BHXH sẽ hợp nhất toàn bộ quá trình đóng, đảm bảo không mất thời gian đóng và quyền lợi về sau, kể cả lương hưu.

6.2 Tôi có thể tự nộp hồ sơ gộp sổ khi đang nghỉ việc không?

Có. Nếu không còn làm việc tại doanh nghiệp, bạn có thể tự nộp hồ sơ trực tiếp tại BHXH quận/huyện nơi cư trú để được giải quyết cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng.

6.3 Nếu mất một trong các sổ BHXH trùng thì có thể làm lại căn cứ dữ liệu nào?

Cơ quan BHXH sẽ dựa vào mã số BHXH duy nhất và dữ liệu điện tử trên hệ thống để xác minh. Bạn chỉ cần cung cấp giấy tờ cá nhân và tờ khai theo mẫu giải quyết trùng bảo hiểm xã hội.

6.4 Có mất phí khi thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH hay hoàn trả đóng trùng không?

Không. Mọi thủ tục gộp sổ hoặc hoàn trả tiền đóng trùng đều miễn phí. Người lao động chỉ cần chuẩn bị đúng hồ sơ theo quy định cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng.

6.5 Nếu một trong hai công ty đóng BHXH không còn hoạt động thì làm thế nào?

Cơ quan BHXH sẽ căn cứ trên dữ liệu lưu trữ. Nếu doanh nghiệp đã giải thể, bạn vẫn có thể làm thủ tục gộp sổ trực tiếp tại BHXH mà không cần xác nhận của đơn vị cũ.

6.6 Làm thế nào để đảm bảo không bị trùng bảo hiểm xã hội khi chuyển việc?

Bạn cần cung cấp chính xác mã số BHXH duy nhất cho doanh nghiệp mới. Trước khi ký hợp đồng lao động, nên tự kiểm tra thông tin trên ứng dụng VssID hoặc cổng thông tin BHXH để chắc chắn không phát sinh trùng bảo hiểm xã hội.

Lời kết

Tóm lại, việc phát hiện và cách giải quyết bảo hiểm xã hội bị trùng không chỉ giúp bạn bảo toàn đầy đủ quá trình đóng BHXH mà còn tránh phiền phức khi làm các thủ tục hưởng chế độ sau này. Hãy nhớ: chỉ cần một mã số BHXH duy nhất mới đảm bảo quyền lợi trọn vẹn cho bạn.

Nếu bạn đang nghi ngờ hồ sơ của mình có vấn đề, đừng chần chừ — hãy tra cứu ngay qua VssID hoặc liên hệ cơ quan BHXH để được hỗ trợ. Ngoài bảo hiểm xã hội, hãy tham khảo ở Rabbit Care các sản phẩm bảo hiểm khác để nâng cao cơ hội bảo vệ bản thân nhé.