Vay ngắn hạn là tài khoản nào? Cách hoạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Vay ngắn hạn là một khoản vay mà thời hạn thanh toán không quá 12 tháng kể từ ngày giải ngân. Doanh nghiệp có thể vay từ các nguồn như ngân hàng, tổ chức tài chính, cá nhân, tổ chức khác, v.v.

Thông thường, mục đích của nó là để bổ sung vốn lưu động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nói một cách khác, nó sẽ đáp ứng vốn trả trước cho người bán người nhận thầu về xây dựng cơ bản để thanh toán các khoản chi phí ghi trong báo cáo tài chính doanh nghiệp.

Chẳng hạn như mua nguyên vật liệu từng đơn vị, trả lương công nhân, chi phí sản xuất, v.v. Ngoài ra, khoản này còn hỗ trợ các doanh nghiệp thanh toán các khoản chi phí, mua sắm hàng hóa, dịch vụ, v.v.

Do đó, nó thường được đánh giá với rủi ro và chi phí quản lý từ người cho vay cao. Cho nên, trong trường hợp này, vay ngắn hạn thường có lãi suất cao hơn vay dài hạn.

Khi đã nắm được khái niệm tổng quát, cùng tìm hiểu rõ hơn về vay ngắn hạn là tài khoản nào. Trong bảng cân đối kế toán, đây là một tài khoản nợ, thuộc nhóm nợ phải trả trong ngắn hạn. Vay ngắn hạn được ghi nhận vào tài khoản khi doanh nghiệp nhận được khoản vay và phải trả lại vào tài khoản khi doanh nghiệp trả nợ.

Trước tiên, ta phải tìm hiểu được cách phân loại trường hợp vay ngắn hạn là gì theo một số tiêu chí như dưới đây.

Vay ngắn hạn từ ngân hàng và tổ chức tài chính

Đây là loại vay mà doanh nghiệp thường sử dụng nhất bởi tính an toàn, minh bạch. Các bên cho vay có thể là ngân hàng thương mại, công ty tài chính, công ty cho vay tiêu dùng, công ty bảo hiểm, quỹ đầu tư, v.v.

Các điều kiện, hạn mức vay và nợ thuê tài chính có thể khác nhau tùy thuộc vào từng tổ chức. Bạn có thể chọn vay thế chấp hoặc vay tín chấp, vay có kỳ hạn cố định hoặc không cố định, vay có lãi suất cố định hoặc biến động, v.v.

• Ví dụ:
  
  

Doanh nghiệp có thể vay ngắn hạn để đầu tư vào các dự án ngắn hạn. Qua đó, giúp doanh nghiệp mang lại lợi nhuận nhanh chóng mà không cần phải có sẵn tiền đầu tư.

Vay ngắn hạn từ cá nhân, tổ chức khác

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể vay từ các cá nhân, tổ chức khác không phải là tổ chức tài chính hay các ngân hàng cho vay tín chấp, thế chấp. Chẳng hạn như các đối tác, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, cổ đông, v.v. Bằng cách này, các điều kiện vay có thể được thỏa thuận trực tiếp giữa hai bên.

• Ví dụ:
  
  

Doanh nghiệp có thể thỏa thuận với nhà cung cấp để thanh toán sau. Khoản này cũng được xem như một hình thức vay ngắn hạn.

Vay ngắn hạn cho hoạt động kinh doanh

Với trường hợp này, chủ doanh nghiệp thường sử dụng khoản vay để bổ sung vốn lưu động. Từ đó, đáp ứng được các chi phí, thuế, lương, bảo hiểm, v.v. Thời hạn ở đây có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tháng, lãi suất thấp hơn các loại vay khác.

• Ví dụ:
  
  

Các doanh nghiệp thương mại sử dụng khoản vay ngắn hạn để mua hàng hóa bán lẻ, thanh toán chi phí vận chuyển, kho bãi, v.v. trong thời gian chờ bán hàng thu hồi vốn.

Vay ngắn hạn cho hoạt động đầu tư

Các khoản như mua sắm các hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, như nguyên vật liệu, nhiên liệu, dụng cụ, máy móc, vận tải, quảng cáo, v.v. sẽ được hỗ trợ nhờ vay ngắn hạn. Thời hạn vay có thể từ vài tháng đến một năm, lãi suất cao hơn vay để bổ sung vốn lưu động.

• Ví dụ:
  
  

Giao dịch ký quỹ cho phép nhà đầu tư vay vốn từ công ty chứng khoán để mua hoặc bán cổ phiếu với tỷ lệ ký quỹ nhất định. Ví dụ: với tỷ lệ ký quỹ 50%, nhà đầu tư chỉ cần bỏ ra 50% giá trị giao dịch, phần còn lại vay từ công ty chứng khoán.

Khi giá cổ phiếu biến động theo hướng có lợi, nhà đầu tư thu được lợi nhuận cao hơn so với đầu tư thông thường. Tuy nhiên, nếu giá cổ phiếu biến động ngược chiều, nhà đầu tư có thể bị mất hết vốn và thậm chí phải nộp thêm tiền nếu khoản vay vượt quá giá trị tài sản đảm bảo.

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, cách hoạch toán vay ngắn hạn theo đặc điểm lập báo cáo tài chính như sau:

• Khi doanh nghiệp nhận được khoản vay ngắn hạn: Ghi nợ tài khoản 331 - Vay và nợ ngắn hạn, ghi có tài khoản 111 - Tiền mặt, 112 - Tiền gửi ngân hàng hoặc các tài khoản khác tương ứng.
  
  

• Khi doanh nghiệp trả nợ gốc vay ngắn hạn: Ghi nợ tài khoản 111 - Tiền mặt, 112 - Tiền gửi ngân hàng hoặc các tài khoản khác tương ứng, ghi có tài khoản 331 - Vay và nợ ngắn hạn.
  
  

• Khi doanh nghiệp trả lãi vay ngắn hạn: Ghi nợ tài khoản 635 - Chi phí lãi vay, ghi có tài khoản 111 - Tiền mặt, 112 - Tiền gửi ngân hàng hoặc các tài khoản khác tương ứng.
  
  

• Khi doanh nghiệp phải trả các khoản phí, chi phí liên quan đến vay ngắn hạn: Ghi nợ tài khoản 642 - Chi phí bán hàng hoặc 627 - Chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi có tài khoản 111 - Tiền mặt, 112 - Tiền gửi ngân hàng hoặc các tài khoản khác tương ứng.

Có một số lưu ý và điều kiện khi xác định vay ngắn hạn là tài khoản nào và cách hoạch toán mà bạn cần biết.

Đầu tiên, bạn cần phân biệt được vay ngắn hạn là tài khoản nào theo quy định của ngân hàng và kế toán. Cần xác định rõ các điều kiện của hai yếu tố này và phản ánh vào tài khoản phù hợp với báo cáo tài chính để hoạch toán một cách chính xác nhất.

Thông thường, theo ngân hàng, vay ngắn hạn là các khoản vay có thời hạn cho vay tối đa một năm. Theo kế toán, vay ngắn hạn là các khoản vay đến hạn trả trong vòng 12 tháng tiếp theo kể từ thời điểm lập báo cáo tài chính.

Bạn cũng nên xác định được nguồn vay và mục đích vay của mình để có thể phân loại vay ngắn hạn là tài khoản nào theo các tiêu chí khác nhau.

Từ đó, hãy đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật và người cho vay về điều kiện, thủ tục, lãi suất, thời hạn, phí, chi phí, rủi ro liên quan. Bạn cần theo dõi chi tiết kỳ hạn phải trả của các khoản vay ngắn hạn, để trình bày chính xác trên báo cáo tài chính.

Bên cạnh đó, đừng quên lập một kế hoạch vay và trả nợ hợp lý cho doanh nghiệp. Điều này giúp cho bạn đảm bảo khả năng thanh toán và duy trì uy tín của doanh nghiệp.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được tất cả các khoản vay ngắn hạn là gì, là tài khoản nào, cách phân loại và hoạch toán vay ngắn hạn theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Đây là một nguồn vốn quan trọng cho doanh nghiệp, nhưng cũng có những rủi ro và chi phí cần cân nhắc. Vì vậy, bạn cần có kế hoạch vay và trả nợ hợp lý, tuân thủ các quy định của pháp luật và người cho vay.

Để làm chủ tài chính một cách dễ dàng hơn, hãy tìm hiểu thêm về các cách vay tiêu dùng lãi suất thấp dưới đây: