Giấy Nghỉ Ốm Hưởng BHXH: Hướng Dẫn Chi Tiết Quy Định, Thủ Tục

Giấy nghỉ ốm hưởng BHXH quyết định trực tiếp đến quyền lợi của người lao động? Nhiều trường hợp nộp hồ sơ nhưng bị từ chối chỉ vì giấy không hợp lệ hoặc thiếu thông tin. Từ ngày 01/7/2025, Luật BHXH 2024 chính thức có hiệu lực với nhiều điểm mới, trong đó có quy định về nghỉ ốm nửa ngày, mức trợ cấp, cũng như mẫu giấy nghỉ ốm chuẩn. Vì vậy, nắm rõ cách xin giấy, nơi nào được cấp và cần lưu ý gì sẽ giúp bạn bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình, tránh rủi ro khi làm hồ sơ.

1. Giấy nghỉ ốm hưởng BHXH là gì?

1.1 Khái niệm & vai trò của giấy ốm hưởng BHXH

Giấy nghỉ ốm hưởng BHXH (tên đầy đủ: Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng bảo hiểm xã hội) là loại giấy tờ do cơ sở khám chữa bệnh đủ thẩm quyền cấp cho người lao động khi phải nghỉ làm vì lý do sức khỏe.

Vai trò chính của giấy nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội là:

• Căn cứ pháp lý để người lao động được cơ quan BHXH chi trả chế độ ốm đau.
• Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động, tránh mất thu nhập trong thời gian nghỉ.
• Chứng minh tình trạng sức khỏe trước người sử dụng lao động, đồng thời đảm bảo quy trình quản lý nghỉ ốm minh bạch, hợp lệ.

Nói cách khác, không có giấy ốm hưởng BHXH hợp lệ, người lao động sẽ không được giải quyết trợ cấp ốm đau, dù đang tham gia BHXH đầy đủ.

1.2 Cơ sở pháp lý (Luật BHXH 2024, Thông tư liên quan)

Giấy nghỉ ốm hưởng BHXH được quy định rõ trong nhiều văn bản pháp luật, cụ thể:

• Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (có hiệu lực từ 01/7/2025): quy định về điều kiện, thời gian và mức hưởng chế độ ốm đau.
• Thông tư 56/2017/TT-BYT (và Thông tư 18/2022/TT-BYT sửa đổi): hướng dẫn chi tiết về thẩm quyền cấp giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, mẫu giấy, cách ghi và giá trị pháp lý.
• Thông tư 12/2025/TT-BNV (dự kiến áp dụng): cập nhật một số thay đổi về biểu mẫu, thời gian nghỉ nửa ngày và quy trình nộp hồ sơ.

Như vậy, giấy ốm hưởng bảo hiểm xã hộ không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà là căn cứ pháp luật bắt buộc để đảm bảo quyền lợi an sinh xã hội của người lao động.

2. Ai được cấp giấy nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội & thẩm quyền cấp?

2.1 Điều kiện về người dùng dùng giấy nghỉ ốm hưởng BHXH

Không phải bất kỳ ai đi khám bệnh cũng sẽ được cấp giấy ốm hưởng bảo hiểm xã hội. Người lao động cần đáp ứng những điều kiện cơ bản sau:

• Đang tham gia BHXH bắt buộc tại doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan theo quy định pháp luật.
• Thực sự phải nghỉ làm do ốm đau, tai nạn (không phải tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp) và được bác sĩ chỉ định nghỉ ngơi, điều trị.
• Khám chữa bệnh tại cơ sở y tế đủ thẩm quyền (theo danh mục do Bộ Y tế công bố). Chỉ những giấy ốm hưởng BHXH được cấp tại cơ sở này mới có giá trị pháp lý để cơ quan BHXH chi trả.
• Trường hợp người lao động nghỉ việc để chăm con dưới 7 tuổi ốm cũng được cấp giấy nghỉ ốm hưởng BHXH, nhưng tên người nghỉ sẽ là cha/mẹ của trẻ.

Như vậy, giấy nghỉ ốm chỉ hợp lệ khi cả người lao động đủ điều kiện và cơ sở y tế cấp giấy đúng thẩm quyền.

2.2 Cơ sở y tế cấp giấy & ai được ký

Theo Thông tư 56/2017/TT-BYT (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 18/2022/TT-BYT), thẩm quyền cấp giấy nghỉ ốm hưởng BHXH thuộc về:

• Các bệnh viện, phòng khám đa khoa, chuyên khoa của Nhà nước hoặc tư nhân được Bộ Y tế cấp phép hoạt động và có đăng ký mẫu chữ ký, con dấu với cơ quan BHXH.
• Trạm y tế xã/phường, cơ quan y tế cơ sở của lực lượng vũ trang trong một số trường hợp được phân cấp thẩm quyền.

Về người có quyền ký trên giấy nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội:

• Bác sĩ điều trị trực tiếp người lao động.
• Trường hợp người bệnh điều trị nội trú: bác sĩ điều trị và trưởng khoa điều trị cùng ký.
• Với cơ sở y tế tuyến xã: bác sĩ phụ trách khám chữa bệnh ký và đóng dấu của trạm y tế.

Giấy ốm hưởng BHXH chỉ hợp lệ khi có chữ ký bác sĩ có thẩm quyền và dấu của cơ sở y tế nơi cấp. Giấy thiếu một trong hai yếu tố này sẽ bị cơ quan BHXH từ chối chi trả.

>>> Nằm phòng dịch vụ có được thanh toán bảo hiểm không?

3. Thủ tục xin giấy nghỉ ốm hưởng BHXH

3.1 Tra cứu cơ sở khám chữa bệnh đủ thẩm quyền

Trước khi đi khám để xin giấy ốm hưởng bảo hiểm xã hội, người lao động cần kiểm tra trước xem cơ sở y tế đó có đủ thẩm quyền cấp giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH hay không.

• Danh sách này được công bố và cập nhật định kỳ bởi Bộ Y tế và cơ quan BHXH Việt Nam.
• Có thể tra cứu qua:
  • Trang web BHXH Việt Nam hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia.
  • Phòng nhân sự / BHXH tại nơi làm việc, thường có danh mục cơ sở y tế được chấp nhận.
  • Gọi trực tiếp đến tổng đài BHXH (1900.9068) để được hướng dẫn.

👉 Nếu khám ở cơ sở không đủ thẩm quyền, giấy ốm hưởng bảo hiểm xã hội sẽ không có giá trị và hồ sơ hưởng BHXH sẽ bị từ chối.

3.2 Quy trình khám bệnh & xin giấy nghỉ ốm hưởng BHXH hợp lệ

Để đảm bảo giấy ốm hưởng BHXH có giá trị pháp lý, người lao động nên tuân theo các bước sau:

1. Đăng ký khám bệnh tại cơ sở y tế hợp lệ (ưu tiên bệnh viện, phòng khám đã nằm trong danh mục).
2. Khám và điều trị: bác sĩ thăm khám, chẩn đoán và nếu thấy cần thiết, sẽ chỉ định nghỉ làm để điều trị.
3. Xin cấp giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH:
   • Người lao động cung cấp thông tin cá nhân chính xác (họ tên, ngày sinh, số BHXH, đơn vị công tác…).
   • Bác sĩ kê số ngày nghỉ phù hợp tình trạng bệnh và theo khung thời gian tối đa được quy định.
4. Ký xác nhận và đóng dấu: giấy chỉ có giá trị khi có chữ ký bác sĩ và con dấu của cơ sở y tế.
5. Nhận giấy và lưu giữ cẩn thận để nộp cho bộ phận nhân sự hoặc trực tiếp cho cơ quan BHXH khi làm hồ sơ hưởng chế độ ốm đau.

🔎 Lưu ý:

• Với điều trị nội trú, giấy tờ có thể là Giấy ra viện hoặc Bản tóm tắt hồ sơ bệnh án.
• Với điều trị ngoại trú, cần có Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH do bác sĩ cấp.
• Người lao động nên kiểm tra kỹ thông tin trên giấy (họ tên, số ngày nghỉ, dấu đỏ…) trước khi rời cơ sở y tế.

4. Giấy nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội có thời hạn bao lâu?

Giấy nghỉ ốm hưởng BHXH chỉ có giá trị trong đúng khoảng thời gian bác sĩ ghi trên giấy. Thời hạn tối đa phụ thuộc vào tình trạng bệnh và tuyến cơ sở y tế:

• Khám ngoại trú: thường cấp tối đa 05 ngày/lần. Nếu bệnh chưa khỏi, người lao động cần tái khám để xin cấp giấy mới.
• Điều trị nội trú: giấy ra viện hoặc tóm tắt hồ sơ bệnh án ghi rõ số ngày nằm viện, và đó chính là thời hạn hợp lệ để hưởng BHXH.
• Với các bệnh cần điều trị dài ngày theo danh mục Bộ Y tế ban hành, thời hạn có thể kéo dài hơn, nhưng phải có xác nhận của cơ sở y tế.

👉 Nói cách khác, giấy ốm hưởng bảo hiểm xã hội không có “thời hạn sử dụng” cố định, mà phụ thuộc vào số ngày nghỉ ghi trên giấy và chỉ hợp lệ trong thời gian đó. Nếu người lao động nghỉ dài hơn so với số ngày ghi mà không có giấy bổ sung thì BHXH sẽ không thanh toán phần vượt quá.

5. Hồ sơ & thời hạn nộp hồ sơ giấy ốm hưởng bảo hiểm xã hội

5.1 Thành phần hồ sơ giấy nghỉ ốm hưởng BHXH

Tùy hình thức điều trị, người lao động cần chuẩn bị hồ sơ đúng loại giấy tờ sau:

• Điều trị ngoại trú:
  • Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (do cơ sở khám chữa bệnh đủ thẩm quyền cấp).
• Điều trị nội trú (nằm viện):
  • Giấy ra viện hoặc Bản tóm tắt hồ sơ bệnh án (nếu vẫn còn điều trị, chưa ra viện).
• Trường hợp con dưới 7 tuổi ốm đau:
  • Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH hoặc giấy ra viện của con (có tên cha/mẹ là người nghỉ việc để chăm con).

👉 Người lao động cần nộp bản chính các giấy tờ này cho đơn vị sử dụng lao động để làm thủ tục đề nghị BHXH chi trả.

5.2 Thời hạn nộp hồ sơ & xử lý hồ sơ từ công ty & BHXH

• Người lao động:
  • Trong vòng 45 ngày kể từ ngày trở lại làm việc, phải nộp đầy đủ giấy tờ cho doanh nghiệp (theo Luật BHXH).
• Người sử dụng lao động (doanh nghiệp, cơ quan):
  • Có trách nhiệm lập hồ sơ, gửi cơ quan BHXH trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ giấy tờ từ NLĐ.
• Cơ quan BHXH:
  • Trong vòng 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, BHXH phải giải quyết và chi trả tiền chế độ ốm đau cho NLĐ (qua tài khoản cá nhân hoặc thông qua đơn vị sử dụng lao động).

⚠️ Lưu ý quan trọng: Nếu nộp hồ sơ quá thời hạn 45 ngày mà không có lý do chính đáng, cơ quan BHXH có quyền từ chối giải quyết chế độ. Vì vậy, NLĐ nên chuẩn bị giấy nghỉ ốm hưởng BHXH ngay sau khi quay lại làm việc để không bị lỡ quyền lợi.

6. Quy định mới từ 01/7/2025 giấy ốm hưởng BHXH

• Từ 01/7/2025, Bộ Y tế sẽ ban hành mẫu Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH mới, thay thế mẫu cũ tại Thông tư 56/2017/TT-BYT (được sửa đổi bởi Thông tư 18/2022/TT-BYT).
• Điểm mới giấy nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội:
  • Bổ sung thông tin về nghỉ nửa ngày.
  • Có mã QR hoặc mã định danh để kết nối dữ liệu trực tuyến với cơ quan BHXH, hạn chế tình trạng làm giả giấy ốm hưởng BHXH.
  • Phụ lục hướng dẫn cụ thể về quy trình cấp, ký và quản lý giấy nghỉ ốm hưởng BHXH cho NLĐ.

👉 Nhờ vậy, thủ tục minh bạch hơn, giảm rủi ro NLĐ bị từ chối chế độ do giấy ốm hưởng BHXH không hợp lệ.

7. Những lưu ý để tránh bị từ chối giấy ốm hưởng BHXH / hồ sơ

7.1 Mẫu giấy & thông tin ghi sai / chữ ký, dấu không hợp lệ

• Giấy ốm hưởng BHXH phải dùng đúng mẫu do Bộ Y tế ban hành. Nếu dùng sai mẫu hoặc giấy photo không công chứng thì BHXH sẽ từ chối.
• Các thông tin bắt buộc như: họ tên, ngày sinh, chẩn đoán bệnh, số ngày nghỉ… cần ghi đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xóa.
• Chữ ký và con dấu phải là của người có thẩm quyền tại cơ sở khám chữa bệnh. Nếu bác sĩ không có thẩm quyền ký hoặc thiếu dấu của bệnh viện thì giấy nghỉ ốm hưởng BHXH không có giá trị.

7.2 Thời gian nghỉ tối đa mỗi lần cấp & việc tái khám khi cần thiết

• Với khám ngoại trú, giấy nghỉ ốm thường chỉ cấp tối đa 05 ngày/lần. Nếu bệnh chưa khỏi, người lao động phải quay lại tái khám và xin cấp giấy nghỉ ốm hưởng BHXH mới.
• Nếu nghỉ dài hơn thời gian ghi trên giấy nghỉ ốm hưởng BHXH nhưng không có giấy bổ sung, phần ngày nghỉ vượt quá sẽ không được thanh toán.
• Đối với điều trị nội trú, số ngày nghỉ chỉ được tính theo giấy ra viện hoặc bản tóm tắt hồ sơ bệnh án.

👉 Tóm lại, người lao động nên kiểm tra kỹ giấy ốm hưởng BHXH ngay khi nhận và giữ liên hệ với bác sĩ điều trị để kịp thời xin cấp bổ sung, tránh bị mất quyền lợi.

8. Câu hỏi thường gặp giấy ốm hưởng bảo hiểm xã hội

8.1 Nếu nghỉ ốm dưới nửa ngày có được hưởng trợ cấp không?

Từ 01/7/2025, Luật BHXH 2024 có hiệu lực, quy định rõ: người lao động nghỉ nửa ngày hoặc dưới 1 ngày (theo giấy chứng nhận hợp lệ) sẽ được tính ½ ngày hưởng BHXH. Trước thời điểm này, nhiều nơi chưa áp dụng thống nhất.

8.2 Làm sao biết cơ sở y tế nào được cấp giấy nghỉ ốm hưởng BHXH?

Bạn có thể:

• Tra cứu trực tiếp trên website của BHXH Việt Nam (mục danh sách cơ sở khám chữa bệnh được phép cấp giấy).
• Hỏi trực tiếp tại cơ sở khám chữa bệnh hoặc phòng nhân sự công ty.
  👉 Chỉ giấy ốm hưởng bảo hiểm xã hội được cấp tại cơ sở có tên trong danh sách mới hợp lệ để nộp BHXH.

8.3 Thủ tục và thành phần hồ sơ khi khám ngoại trú khác gì so với nội trú?

• Ngoại trú: hồ sơ thường chỉ cần Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH.
• Nội trú: cần thêm Giấy ra viện hoặc bản tóm tắt hồ sơ bệnh án.

Cả hai trường hợp, người lao động vẫn phải nộp lại cho công ty để doanh nghiệp làm thủ tục với cơ quan BHXH.

8.4 Giấy nghỉ ốm bị mất hoặc sai thông tin có thể cấp lại được không?

Có. Người lao động cần quay lại cơ sở y tế đã cấp giấy ban đầu để xin cấp lại hoặc chỉnh sửa thông tin. Cơ sở sẽ căn cứ vào hồ sơ khám chữa bệnh để xác nhận và cấp lại giấy nghỉ ốm hưởng BHXH hợp lệ.

8.5 Nếu NLĐ đi khám nhiều chuyên khoa cùng ngày có được cấp nhiều giấy nghỉ ốm để hưởng không?

Không. Theo quy định, mỗi ngày khám – dù nhiều chuyên khoa – chỉ được cấp một giấy nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội hợp lệ. Nếu có nhiều giấy trong cùng một ngày, cơ quan BHXH sẽ chỉ thanh toán theo 1 giấy duy nhất, tránh trùng lặp và gian lận.

Lời kết

Giấy nghỉ ốm hưởng BHXH tưởng chừng đơn giản nhưng lại là “chìa khóa” để bạn nhận đúng và đủ quyền lợi ốm đau theo luật định. Hãy luôn kiểm tra kỹ cơ sở y tế, mẫu giấy và thời gian nộp hồ sơ để tránh bị trả lại. Nếu còn băn khoăn về thủ tục hoặc muốn tải mẫu giấy mới nhất, đừng ngần ngại tham khảo thêm hướng dẫn hoặc nhờ bộ phận nhân sự hỗ trợ.

Nhớ rằng, quyền lợi nghỉ ốm là để bạn được chăm sóc sức khỏe tốt nhất mà không lo gánh nặng tài chính – và giấy nghỉ ốm chính là bước đầu tiên để hiện thực hóa quyền lợi đó.